STRUKTUR ORGANISASI HOTEL

STRUKTUR ORGANISASI HOTEL

Tugas  dan Tanggung Jawab :

1.       GENERAL MANAGER :

a. Bertanggung jawab terhadap operasional

b. Membuat Perencanaan.

c.  Menciptakan budaya.

d. Menjalin komunikasi dengan perusahaan lain.

e. Membuat keputusan.

2.       Secretary :

a. Membuat agenda kegiatan GM.

b. Menyimpulkan hasil rapat.

c.  Membuat laporan hasil kegiatan.

3.       Assistant Executive :

a.       Menjalankan perintah yang di sampaikan oleh General Manager dan selanjutnya meneruskan kepada Manager.

b.      Executive Assistant Manager, bertanggungjawab kepada General Manager.

c.       Menyampaikan laporan yang dibuat oleh para Manager.

d.      Mengambil alih tugas General Manager apabila sewaktu-waktu General Manager berhalangan.

4.       Residence Manager :

a. Mengepalai semua manager lini pertama.

b. Mengawasi dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan manager lini pertama.

c.  Menentukan target yang harus dicapai oleh setiap departemen.

Tugas dan Tanggung jawab Manager Lini Pertama :

1.       Marketing Director :

a. Membuat strategi pemasaran dan penjualan.

b. Bertanggung jawab atas publikasi atau periklanan hotel.

c.  Memperkenalkan hotel dan fasilitasnya sekaligus melakukan kotrak kerjasama kepada calon pengguna jasa hotel.

d. Memastikan penjualan kamar memenuhi target.

e. Juga bertanggungjawab dalam mempertahankan hubungan dengan para pelanggan.

2.       Chief Enginering :

a. Bertanggung jawab untuk memperbaiki dan menjaga peralatan dan fasilitas hotel.

b. Membuat laporan mengenai perbaikan atau pembaharuan fasilitas dan peralatan hotel.

3.       Human Resource Departement Director (HRD Director) :

a. Bertanggung jawab terhadap semua administrasi karyawan.

b. Melakukan perekrutan karyawan.

c.  Membuat program pengembangan ketrampilan karyawan.

4.       Front Office Manager (FO Manager) :

a. Bertanggung jawab terhadap semua aktifitas di Front Office.

b. Mengoptimalkan dan memaksimalkan occupancy rate hotel.

c.  Membuat laporan kamar check in dan check out, dan reservasi.

d. Menjual kamar, tugas ini antara lain menerima pemesanan kamar, menangani tamu yang tanpa pemesan kamar, melaksanakan pendaftaran, dan penentuan kamar.

e. Memberikan informasi tentang pelayanan hotel.

f.  Mengkoordinir pelayanan tamu, antara lain sebagai penghubung antara bagian-bagian di hotel menangani berbagai masalah dan keluhan tamu.

g. Menyusun laporan status kamar dan mengkoordinasikan penjualan kamar dengan bagian house keeping.

h. Menyelenggarakan pembayaran tamu.

i.   Menyusun riwayat kunjungan tamu antara lain melakukan pencatatan data-data individu untuk kunjungan akan datang, dan menyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu.

j.   Menangani telephone switch board, telex, dan telegram.

k. Menangani barang-barang bawaan tamu.

5.       Food and Beverage Manager (F&B Manager) :

a. Bertanggung jawab atas pengelolaan makanan dan minuman.

b. Membuat laporan pemakaian bahan baku / F&B cost.

c.  Menciptakan menu baru yang inovative.

6.       Accounting Manager :

a. Bertanggung jawab atas semua pendataan atau pengadministrasian transaksi dan keuangan.

b. Membuat laporan transaksi dan keuangan hotel.

c.  Mengawasi dan menjaga semua kegiatan transaksi.

7.       Chief Security :

a. Bertanggung jawab atas keamanan hotel.

b. Menghalau gangguan keamana dari dalam atau dari luar hotel.

8.       Executive House Keeping (Executive HK):

a. Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapihan fasilitas hotel.

b. Membersihkan dan merapikan kamar yang telah digunakan oleh tamu sesegera mungkin setelah tamu check-out.

                  c.  Melaporkan kepada FO apabila kamar telah siap dijual.

tugas dan tanggung jawab GRO

Tugas dan Tanggung Jawab Seorang GRO Hotel

Guest Relation Officer Hotel adalah salah satu petugas yang
berhubungan langsung dengan tamu, mereka adalah orang pertama yang
menyambut dan memberikan salam pada saat tamu tiba. Demi memberikan
pelayanan yang terbaik kepada tamu seorang GRO harus memastikan selama
tamu menginap mereka mendapatkan kesan atau atau pengalaman yang tak
terlupakan. Posisi GRO juga memastikan tamu merasa senang dan nyaman
sejak pertama kali mereka menginjakan kaki sampai mereka pergi
meninggalkan hotel.

• Responsible

Seorang GRO harus memiliki kemampuan untuk menghafal atau mengenali
nama nama tamu, walaupun GRO tidak dapat menghafal nama seluruh tamu
yang menginap pada saat itu, mereka setidaknya bisa menghafal tamu
tamu tetap (repeater guests).


GRO menyambut dan mengucapkan selamat datang kepada tamu yang tiba dan
mengucapkan salam perpisahan saat tamu akan pergi. GRO meriview daftar
tamu harian yang akan tiba (Expected Arrival List) mendampingi,
menyiapkan dan mendistrubusikan aminities untuk menyabut tamu tiba.
GRO bertugas mengantar tamu VIP ke kamar dan megecek kondisi
kamar-kamar tersebut sebelum tamu masuk. GRO harus bertindak sigap dan
tangkas dalam membantu tamu sesuai apa yang mereka butuhkan. Ketika
ada komplain, GRO akan mengizinkan tamu untuk berbicara terlebih
dahulu kemudian menawarkan solusi.

GRO mencatat segala aktifitas harian di logbook untuk memastikan
petugas shift selanjutnya mengetahui segala sesuatu yang membutuhkan
perhatian ekstra (Extra Attention). Seorang GRO juga harus selalu
menjaga sikap ramah tamah dan etika dalam menyambut tamu, selain itu
GRO juga mempromosikan seluruh fasilitas hotel dan mengetahui area
sekitar jika suatu saat tamu menanyakan arah,
GRO harus menghafal dan mengenali tempat tempat terbaik untuk
berwisata, berbelanja dan wisata kuliner.

• Apperence

Seorang GRO harus memperhatikan standar grooming. Memakai pakaian yang
lengkap sesuai dengan peraturan dari manajemen hotel, mereka juga
harus menggunakan 'name tag' agar tamu mengetahui nama mereka, rambut
harus selalu rapi dan memiliki warna yang natural. GRO wanita harus
menggunakan riasan yang tidak berlebihan, harus tetap terlihat simpel,
profesional, dan alami. GRO juga memastikan kuku kuku jari mereka
bersih, tidak ada tato dan tindikan di area wajah kecuali telinga.
Karena hampir seluruh kegiatan GRO berbicara dengan tamu, maka dari
itu penting untuk menjaga nafas agar tetap segar, walaupun begitu
mengunyah permen karet pengharum nafas sangat dilarang saat bekerja.

• Potensi

Seorang GRO dapat mengajukan promosi di perusahaan, seperti contoh GRO
bisa mengajukan posisi di supervisory atau managerial. GRO bisa
menjadi GRO Supervisor/Manager, Front Desk Supervisor/Manager dan bisa
juga menjadi Duty Manager. Untuk meningkatkan karir di managerial GRO
harus mendapatkan pengalaman dan pelatihan tambahan dengan memiliki
pendidikan yang lebih tinggi, selain dari diploma, mereka juga harus
menyelesaikan pendidikan master, program yang cocok adalah seperti
jurusan Pariwisata, Bisnis Administrasi dan Manajemen.

laundry department

 
A. Pengertian Laundry

Laundry merupakan suatu bagian dari departemen housekeeping yang bertugas dan bertanggung jawab untuk memperoses semua aktivitas pencucian baik untuk keperluan operasional hotel maupun tamu hotel. Aktivitas pencucian untuk hotel antara lain linens seperti sheets, towels, tablecloths, napkins, uniforms dan lain-lain sedangkan kebutuhan tamu untuk mencuci pakaian mereka selama menginap di hotel. Guest laundry ini memungkinkan hotel untuk mendapat tambahan revenue  selain dari kamar dan Food and Beverage. Bahkan Laundry juga menerima pencucuian dari luar hotel baik secara pribadi maupun institusi seperti appartement, cafe, fitness center dan lain-lain. Secara umum, jenis dan cara pencucian di laundry terdiri dari 2 cara, yaitu :

1. Secara Laundry Normal

Proses pencucian untuk menghilangkan kotoran dan noda pada kain dengan memakai air dan bahan kimia pencuci, baik dengan menggunakan mesin maupun tangan.

2. Secara Dry Cleaning

Proses pencucian untuk menghilangkan kotoran dan noda pada kain dengan mempergunakan bahan kimia dan mesin khusus. Biasanya bahan kimia yang digunakan pada mesin dry cleaning adalah Solvent Perchlorothylene.

Laundry adalah makanan sehari-hari di dalam operasional di bagian laundry. Hal itu disebabkan karena linen adalah persediaan perlengkapan kamar atau room supplies yang dikategorikan sebagai barang persediaan yang dapat diolah/diproses kembali (recycled inventory item). Oleh karena itu persediaan linan berada dibawah tanggung jawab Executive Housekeeper dan biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan serta pemeliharaan linen adalah terbesar kedua di bagian Tata Graha setelah gaji karyawan Sehingga jenis-jenis linen pun ada berbagai macam yang perlu diketahui yaitu:

 1. Linen kamar tidur (bed linen) terdiri dari:  Sprei (sheet), Sarung bantal (pillow case). - Selimut (blanket). - Penutup tempat tidur (Bed Cover). - Tilam Kasur (mattress pad).

2. Linen kamar mandi: Handuk mandi (bath towel). - Handuk tangan (hand towel). - Handuk muka (face towel). - Alas kaki/keset (bath mat).

3. Linen restoran: - Taplak meja (table cloth). - Serbet tamu (Guest Napkin). - Tutup nampan (Tray Cloth). - Serbet untuk servis (Service Napkin), dsb.

B. Peralatan dan Obat – obat Pembersih Yang Digunakan Oleh Bagian Laundry

 Untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, bagian laundry memerlukan mesin-mesin yang berhubungan dengan pencucian. mesin-mesin itu adalah sebagai berikut:

a. Marker Machine (Mesin Pemberi Tanda) Marker machine adalah mesin yang bekerja secara otomatis, memberi tanda pada cucian tamu. Mesin ini dapat mencetak nomor kamar, nomor urut pada pita kecil dan menempelkannya pada cucian tamu. Tanda ini untuk menghindari hilangnya cucian milik tamu atau cucian tertukar. Fauzar Ikhsan : Kinerja Section Laundry Terhadap Tingkat Kepuasan Tamu Di Best Western Hotel Asean Internasional Medan, 2009. USU Repository © 2009

b. Washing Machine (Mesin Cuci) Washing machine adalah mesin untuk mencuci pakaian dan linan kotor. Pada proses pencucian digunakan obat pembersih yaitu sabun dan deterjen. Mesin ini secara otomatis menghilangkan kotoran dan membilas dengan air hingga bersih.

c. Extractor Machine (Mesin Pemeras Cucian) Mesin ini bekerja secara otomatis memeras cucian yang selesai dicuci. Cucian itu menjadi lembab, sehingga mudah dalam proses pengeringan di mesin tumbler (pemeras). Petugas yang menjalankan mesin pemeras cucian ini harus menutup pintunya. Sebelumnya harus ditutup kain penutup (terpal) agar cucian yang diperas tidak keluar.

d. Tumbler Machine (Mesin Pengering) Mesin ini bekerja secara otomatis mengeringkan cucian-cucian yang sudah diperas.

e. Pressing (Setrika Press) Mesin ini berguna untuk memperhalus dan merapikan cucian.

f. Flat Roll Ironer (Setrika khusus linen-linen berbentuk lembaran) Mesin ini bekerja secara otomatis menyetrika linan-linan hotel, yang merupakan lembaran-lembaran. Misalnya, sheet (sprei), pillow case(sarung bantal), taplak meja, dan napkin (kain serbet).

g. Ironer (Setrika Tangan) Ironer adalah mesin setrika tangan yang dipergunakan seperti setrika biasa. Mesin ini dihubungkan dengan aliran uap panas sehingga sangat praktis dipakai.

Dalam pencucian, kadang-kadang diperlukan obat pembersih tertentu untuk menolong dalam membersihkan pakaian, misalnya pakaian yang terkena noda-noda tertentu. Obat pembersih (chemical) ini terdiri dari liquid soap, deterjen, bleach, dan softener. Berikut adalah penjabaran untuk setiap obat-obat pembersih (chemicals) yang diperlukan diatas yaitu:

      Liquid Soap (Sabun Cair) Liquid Soap adalah obat pembersih berupa sabun cair. Penggunaannyadisesuaikan dengan jumlah cucian.

      Deterjen Deterjen adalah obat pembersih berupa sabun bubuk. Penggunaannya disesuaikan dengan jumlah cucian.

      Bleaching (Pemutih) Bleaching adalah obat pembersih/ pemutih yang digunakan terutama untuk linan putih agar kelihatan lebih cemerlang. d. Softening (Pelembut) Softening adalah obat berupa cairan untuk membuat handuk menjadi lembut setelah selesai dicuci.

      Souring ( penetral ) Souring adalah obat berupa cairan untuk membuat penetral dalam proses pencucian linen.

C. Tahap – Tahap/ Proses Laundry

Sebelum masuk ke dalam tahap-tahap/proses/siklus laundry, kita pahami terlebih dahulu pengertian proses pencucian itu sendiri yaitu "suatu proses pembersihan suatu benda dengan jalan mengeluarkan atau melepaskan partikel-partikel atau pengotor yang bersangkutan" Kemudian proses pencucian itu sendiri memiliki tujuan yaitu untuk:

 a. Menghilangkan kotoran dan noda yang melekat pada tekstil

b. Menjaga agar tekstil terbebas dari kuman

c. Menjaga tekstil agar tetap cemerlang

d. Menjaga agar sifat asli dari tekstil tetap bertahan, misalnya:anyaman, cahaya,warna, dan lain-lain.

e. Mencegah agar tekstil tidak cepat rusak, baik oleh bahan kimia, gerakan mesin, temperatur pencucian, dan lain-lain.

Proses/siklus operasional laundry secara lengkap adalah sebagai berikut:

1. Mengumpulkan semua linen-linen yang kotor dari semua outlet. Seksi yang bertugas memilah-milah semua linen-linen yang ada kemudian petugas sebisa mungkin meletakkan linen-linen yang ada pada container yang terpisah untuk masing-masing jenis untuk memudahkan proses pengerjaan, sehingga perhatian bagian laundry lebih terfokus pada linan-linan atau pakaian-pakaian yang membutuhkan pre-treatment secepatnya.

2. Sortir Sewaktu berada di ruang pencucian, linen harus dipilah-pilah berdasarkan jenis dan kesiapannya untuk dicuci. Karena setiap jenis pakaian atau linen membutuhkan temperatur air dan campuran chemical yang berbeda, linen-linen harus hati-hati sebelum dimasukkan ke pencucian.

3. Perhatikan pada noda-noda sebelum memasukkan linen-linen ke pencucian, perhatian khusus harus pada jenis noda yang sulit untuk dihilangkan sebelum merendam dan memproses lebih lanjut.

4. Memasukkan cucian ke dalam mesin cuci dan pengering memiliki kapasitas maksimum yang diperbolehkan seperti contohnya adalah sebuah mesin 35-pound memiliki kapasitas kain yang masuk sekitar 35-pound dari kain-kain yang kering.

5. Mencuci/Memeras Setelah memasukkan semua linan yang sudah dipilah-pilah dan diperhatikan serta yang membutuhkan perhatian khusus maka dicuci dan diperas.

6. Mengeringkan cucian yang sudah diperas dan menjadi lembab dipindahkan ke dalam mesin pengering yang disebut tumbler. Dalam mesin ini cucian yang lembab diberi udara panas sehingga cucian menjadi kering.

7. Menyetrika Cucian yang sudah kering disetrika dengan mesin press, ironer atau flat roll ironer.

 8. Melipat Linen-linen seharusnya dilipat secepatnya setelah pengeringan atau penyetrikaan untuk menghindari lecek.

9. Menyetor/Mendistibusikan ke Outlet masing-masing Sewaktu linen-linen sudah dilipat dan diusahakan sebisa mungkin tidak terpegang dengan tangan terlalu sering. Linen-linen yang sudah selesai harus dikembalikan ke rak-rak yang sudah tersedia sehingga siap untuk dipakai. Begitu dengan pakaian milik tamu juga harus di kembalikan.

Setelah dari proses diatas bagian laundry harus melakukan persediaan beberapa linen agar pelayan dapat dilakukan secara akurat dan memuaskan.

D. Laundry Section Beserta Tugasnya

            Seksi-seksi yang ada di bagian laundry adalah sebagai berikut:

 1. Seksi Kantor Binatu (Laundry Office) Seksi ini bertanggung jawab atas kelancaran tugas dan administrasi di binatu.

2. Seksi Counter Seksi ini bertanggung jawab atas kelancaran penerimaan dan pengembalian cucian bersih kepada tamu luar hotel yang mencuci outside laundry counter.

3. Deliver Valet (Pengambil Cucian) Deliver adalah petugas yang bertanggung jawab atas pengambilan cucian cucian kotor ke laundry dan pengiriman cucian bersih kepada tamu di kamar. Semua cucian yang diantar harus sesuai dengan laundry list (daftar laundry).

 4. Order Taker (Pengambil Pesanan) Petugas ini bertanggung jawab atas order permintaan pencucian dari tamu lewat telepon. Setelah order taker menerima permintaan dari tamu maka order taker mencatat pada order taker mencatat pada order taker book dan memberitahukan kepada valet agar mengambil cucian tersebut.

5. Checker (Pengecek) Petugas ini bertanggung jawab memeriksa jumlah dan jenis cucian agar sesuai dengan laundry list.

6. Marker (Penyortir) Seksi ini bertanggung jawab memberi tanda/kode pada cucian agar cucian tersebut mudah penanganannya saat pengembalian serta tidak terjadi kesalahan.

7. Washer (Pencuci) Seksi ini bertanggung jawab pada pencucian pakaian yang dilakukan secara laundry yaitu menggunakan air dan obat pencuci.

8. Dry Cleaning (Pencucian secara kering) Seksi ini bertanggung jawab pada pencucian yang dicuci secara dry cleaning .

 9. Ironer (Penyetrika linen-linen) Seksi ironer adalah seksi yang bertanggung jawab pada penyetrikaan cucian yang berbentuk lembaran, seperti sprei, sarung bantal, taplak meja, dan serbet.

10. Finisher (Penyelesai) Finisher adalah seksi yang bertanggung jawab menyelesaikan pengepresan dan penyetrikaan pakaian tamu setelah selesai dikeringkan. Bila ada cucian yang belum bersih dan belum sempurnamaka akan dikembalikan oleh seksi finisher untuk dicuci ulang.

11. Presser (Penyetrika) Presser adalah seksi yang bertanggung jawab pada penyetrikaan cucian yang menggunakan setrika maupun setrika pres.

E. Pengertian Guest Laundry

            Guest laundry berasal dari kata Guest = tamu dan Laundry = Cucian. Jadi Guest Laundry adalah cucian milik tamu hotel. Atau dengan kata lain boleh kita katakan bahwa Guest Laundry adalah cucian milik tamu – tamu hotel di tempat kita bekerja, maupun dari tamu hotel sebelah manyebelah yang mengirimkan cuciannya ke hotel tempat kita bekerja. Pegawai binatu yang menangani guest laundry-pun khusus pula karena cara penanganan guest laundry harus extra hati-hati, agar tamu jangan sampai complain(mengeluh). Biasanya petugas-petugas pada guest laundry ini adalah orang-orang pilihan yang sudah mempunyai reputasi baik di bagian laundry dan berpengalaman kerja bertahun-tahun. Jam terbangnya sudah dianggap mapan.

            Adapun uraian tugas ( Job Desciption) dari masing-masing jabatan di bagian Guest Laundry adalah :

1. Guest : Tamu menelpon ke seksi laundry agar pakaiannya di cuci.

2. Laundry Order Taker: bertugas menerima pesanan dari tamu

3. Morning Valet Boy : bertugas mengambil cucian dari kamar tamu yang berpesan bahwa ada cucian di kamarnya untuk dicuci hari ini. 

4. Checker                                       11. Folder/Packer

5. Marker                                         12. Dry Cleaner

6. Sorter                                           13. Dry Cleaning Operator

7. Washer                                         14. Dry Cleaning Presser

8.Extacter                                        15. Billing / Pricing

9. Dryer                                           16. Evening Valet Boy

10. Presser                                       17. Guest : Tamu yang menerima pakaian bersihnya.

Pelayanan cucian tamu (guest laundry) di setiap hotel belum tentu sama. Hal ini selain bergantung pada besar kecilnya hotel, juga dipengaruhi oleh selera manjemen dalam membuat organisasi hotel. Namun pada prinsipnya sama, yaitu memberikan memberika pelayanan cucian tamu berpedoman pada ketentuan operasional pencucian pakaian tamu. Misalnya, One day service yang menurut peraturan diserahkan pada pagi hari dengan batas waktu pukul 10.00 pagi, dan akan selesai pada pukul 18.00 pada hari yang sama. Bila tamu menghendaki pelayanan yang cepat (special service), maka cucian tersebut selesai dalam waktu 2 jam. Pada umumnya, pencucian ditambah biaya tambahan 50%

pengertian front office

 Pengertian Front Office
Front Office adalah bagian dalam struktur kerja hotel yang bertanggung jawab atas proses Check In & Check out tamu.Dalam melaksanakan fungsi organisasi Front Office Departement dipimpin oleh Front Office Manager (FOM)
 Fungsi dan Peranan Bagian kantor depan (Front Office)
Kantor Depan juga merupakan cermin dari kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu yang memasukki suatu hotel.Untuk itu petugas bagian kantor depan harus  sigap,siap,tepat,dan bertanggung jawab dalam pekerjaannya dibagian kantor depan  untuk menciptakan citra yang baik dari tamu.
Tujuan dari bagian Kantor Depan Hotel Yaitu :

1. Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun.
2. Meningkatkan jumlah tamu langganan (Repeater).
3. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu dengan baik.
4. Membentuk citra hotel yang positif.

Adapun Fungsi dari bagian Kantor Depan Yaitu :

1. Menjual Kamar
2. Mengkoordinasikan dengan bagian lain
3. Menyelesaikan keluhan tamu
4. Memberikan pelayanan barang bawaan tamu
5. Memberikan pelayanan Informasi
6. Melaporkan status kamar
7. Mencatat dan memeriksa pembayaran tamu
8. Membuat Laporan

Peranan Bagian Front Office Yaitu :

1. Mampu memberi Informasi mengenai produk knowladge Hotel dengan jelas
2. Penjual (Sales Person)
3. Wakil Management
4. Penyimpanan Data
5. Diplomatis
6. Pemecah Masalah
7. Humas

Atribut yang harus dimiliki oleh petugas kantor depan
Yang harus dimiliki yaitu :

1. Good general knowladge of hotel product
2. Berpenampilan baik dan rapi
3. Mempunyai keahlian yang baik
4. Dapat dipercaya
5. Mampu berdiplomatis
6. Berinisiatif
7. Berkelakuan baik
8. Mempunyai kemauan yang besar dalam memberikan pelayanan

 Diskripsi pekerjaan dan Tanggung jawab

1. Diskripsi pekerjaan Front Office Manager

Area Kerja:Front Office area
Melapor Kepada:General Manager
Staff Bawahan:Semua Karyawan Front Office
Tugas Front Office Manager:

1. Menciptakan kepuasan tamu dan memberi kesan positif bagi tamu diarea kerjanya.
2. Menyeleksi,menempatkan,melatih,dan mengevaluasi karyawan Front Office.
3. Memastikan bahwa semua staff Front Office menguasai sistem komputer hotel,etika menerima telepone,dan standart operasional dihotel.
4. Menyambut tamu VIP
5. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar
6. Menangani complain tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
7. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu,tingkat hunian maupun untung/rugi dibagian kantor depan
8. Meningkatkan kualitas dan prestasi bagi karyawan yang berprestasi dengan memberikan penghargaan
9. Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan atau sanksi bagi yang melanggar
10. Membuat budget tahunan,menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan,rata-rata harga kamar.

2. Diskripsi pekerjaan Front Office Supervisor

Area Kerja:Front Office
Atasan Langsung:Front Office Manager
Staff Bawahan:Reception,telephone operator,reservation,bell drive,bell boy,GRO.
Tugas Front Office Supervisor:

1. Membantu kelancaran tugas di Front Office dan menggantikan Front Office manager ketika berhalangan dan mengkoordinir beberapa tugas sesuai dengan diskripsi pekerjaannya.
2. Membantu pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan administrasi.
3. Membuat jadwal kerja Reception,Bell drive,Bell boy,Telephone Operator,Reservasi,GRO.
4. Memantau operasional di Front Office
5. Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan concierge
6. Menghadiri briefing pagi management hotel,mewakili front office manager jika berhalangan hadir
7. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.

3. Diskripsi Pekerjaan Receptionist/ Front Desk Agent (FDA)

Area Kerja:Front Desk
Atasan Langsung:Front Office Supervisor
Tugas Front Desk Agent:

1. Menangani registrasi tamu,memberikan pelayanan sebelum tamu menginap serta menangani check out tamu beserta pembayarannya.
2. Menyambut tamu yang datang di Front Desk dengan ramah dan sopan
3. Mencatat uang deposit tamu untuk menginap
4. Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi selama staff tersebut bertugas pada hari tersebut.

4. Diskripsi Pekerjaan Operator Telephone

Area Kerja:Front Office
Atasan Langsung:Front Office Supervisor
Tugas Operator Telephone:

1. Menjawab telephone yang masuk baik dari internal maupun external mentranfer langsung kesetiap extention yang dituju
2. Melayani menyambungkan telepone baik dari tamu/departement lain.
3. Mengetahui lay out hotel dan fasilitasnya
4. Menjaga privacy tamu kamar dalam hal memberikan informasi terhadap tamu luar.
5. Melaksanakan tugas lain sesuai arahan dan perintah dari atasan.

5. Diskripsi Pekerjaan Bell Captain

Area Kerja:Front Office,Lobby,Kamar tamu.
Atasan Langsung:Front Office Supervisor
Tugas Bell Captain:

1. Mengurus barang bawaan tamu pada saat datang,selama menginap dihotel maupun akan pergi meninggalkan hotel.
2. Mengatur tugas setiap Bell Boy
3. Menerima,menyimpan,dan mencatat serta membukukan setiap barang titipan tamu yang akan disimpan diluggage store.
4. Memastikan Luggage store bersih dan teratur

6. Diskripsi Pekerjaan Bell Boy

Area Kerja:Lobby,Front office,kamar hotel
Atasan Langsung:Bell Captain
Tugas Bell boy:

1. Membantu tamu dalam hal menangani barang bawaan mereka luggage delivery dan luggage down.
2. Menurunkan bawaan tamu dari mobil
3. Membawakan barang tamu yang akan check in
4. Mengantarkan barang tamu sesuai dengan nomor kamarnya
5. Membantu membawakan barang tamu yang akan check out dari kamar ke Lobby selanjutkan ke kendaraan tamu
6. Menyimpan barang tamu dengan tanda khusus(luggage tag)

7. Diskripsi Pekerjaan Bell Driver (Airport Representative)

Area Kerja:Airport/bandar udara,lobby hotel
Atasan Langsung:Bell Captain
Tugas Bell Driver:

1. Menjemput dan mengantar tamu dari dan ke bandara sesuai dengan standart hotel
2. Menyiapkan daftar tamu dan jam kedatangannya di bandara
3. Menyiapkan kendaraan yang sesuai dengan jumlah tamu dan bagasi yang diperlukan
4. Menyiapkan papan penyambutan sesuai dengan nama tamu.

8. Diskripsi Pekerjaan Reservation

Area Kerja:Front Office
Atasan Langsung:Front Office Supervisor
Tugas Reservation:

1. Mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan dan menjaga citra hotel yang baik melalui memberian pelayanan yang maksimal.
2. Memproses perubahan pemesanan kamar
3. Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu(waiting list)
4. Mengarsip data pemesanan kamar sesuai dengan tanggal check in.

I.   Diskripsi Pekerjaan Guest Relations Officer (GRO)
Area Kerja:Lobby,Front Office,kamar tamu
Atasan Langsung:Front Office Supervisor
Tugas Guest Relations Officer:

1. Mengantarkan tamu dan memberikan layanan informasi dan bantuan keperluan tamu selama menginap dihotel
2. Memantau tamu VIP yang menginap,datang,dan berangkat
3. Set up fruit basket untuk kamar VIP
   1. Beramah tamah dengan semua tamu.

 Peralatan yang digunakkan dalam operasional kerja Front Office

1. Front Office Counter

Berfungsi untuk menerima kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan.

1. Komputer

Untuk mendukung sistem hotel otomatis/komputer (Hotel yang sudah menggunakkan sistem dalam operasional kerjanya)

1. Key Drop Box

Berfungsi sebagai tempat kunci

1. Safe Deposite Box

Berfungsi untuk menyimpan uang Remitten yang akan disetorkan ke Dept Accounting,dan untuk menyimpan kunci manual connecting room

1. Pigeon Hole

Berfungsi untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel.

1. Telephone

Berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staff dalam hal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

1. Mesin fax

Berfungsi untuk mengirim confirmation latter ke tamu jika tamu menginginkan pengirimannya melalui fax.Dan menerima voucher/GL dari perusahaan/biro perjalanan.

1. Luggage Trolley

Berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak.

1. Key Encoder Machine

Berfungi untuk menyetting kunci kamar

1. Mesin EDC (Electronic Data Capture)

Berfungsi untuk mencetak kartu kredit tamu,jika pembayaran yang digunakkan menggunakan kartu kredit.

1. Mesin Foto copy

Berfungsi untuk mengandakan ID card tamu agar proses registrasi tamu pada saat check In bisa lebih cepat.

1. Filling Cabinet

Berfungsi untuk menyimpan Reservation form tamu yang sudah reservasi/yang akan datang ke hotel,dan arsi tamu yang sudah check out.
  Form-form yang digunakkan di Front Office The Sun Hotel

1. Registration Form

Form yang berisi nama lengkap tamu yang akan menginap,alamat rumah/kantor,tempat tanggal lahir,nomor ID card tamu (KTP,SIM,atau PASSPORT) serta tanggal dikeluarkannya,cara pembayaran,tanggal kedatangan dan keberangkatan,jumlah tamu,tanda tangan tamu dan inisial petugas receptionist.Yang berfungsi untuk registrasi tamu pada saat proses check-in.

1. Meal Voucher

Voucher yang digunakkan untuk mengambil sarapan pagi (breakfast)

1. Welcome and snack Voucher

Voucher yang berfungsi untuk mengambil welcome drink/welcome snack pada saat awal kedatangan di Veronna lobby lounge.

1. Reservation Form

Formulir untuk mencatat data tentang pemesanan kamar.

1. Parking Valet card

Kartu ini terdiri dari dua bagian satu bagian akan diberikan kepada tamu satu bagian lagi digantungkan dikunci mobil tamu.Berfungsi untuk memudahkan mengambilan/pencarian kunci mobil.

1.  Reservation of Confirmation Latter

Surat kepastian pemesanan kamar yang berbentuk formulir cetakan yang akan dikirimkan ke calon tamu.

1.  Luggage Tag

Kartu ini terdiri dari dua bagian atas dan bawah,bagian atas akan digantung di tas,sedangkan bagian bawah akan diberikan pada tamu sebagai kartu yang menunjukkan bahwa ini adalah pemilik barang.kartu ini akan diberikan tamu kepada petugas jika ingin mengambil barang.

1.  Personal Message

Form kecil yang digunakkan untuk menyampaikan pesan kepada tamu.Jika ada keluarga yang mencarinya tetapi tamu sedang keluar hotel.

1.   Group Rooming list

Form yang berisi nama,Nomor kamar,dan keterangan.yang digunakkan untuk proses menanganan Check-in tamu group

1.  Ijin Pengunaan Kendaraan form
2.  Taxi Free Form

Taxi Free diberlakukan untuk taxi luar (yang tidak bekerja sama dengan sun hotel)yang artinya jika sopir taxi tersebut menurunkan penumpangnya di The Sun Hotel akan mendapatkan komisi Rp.10.000 dari Sun hotel.Setelah komisi tersebut diberikan kepada sopir taxi maka wajib kita tanya nama sopir,mencatat jenis taxi yang dikendarai dan mencatat nomor polisi taxi tersebut kedalam Taxi Free Form.

1.  Disposisi Form
2.  Change Room & Rate Slip

Form yang digunakkan jika tamu menginginkan perpindahan kamar.Keinginan permindahan kamar biasanya dikarenakan  AC kamar sebelumya kurang dingin,Ingin pindah ke type kamar yang lebih bagus,dll.Dan form ini terdiri dari 3 lembar,lembar pertama berwarna putih yang diletakkan di arsi/registrasi form tamu,lembar yang kedua dan ketiga berwarna hijau yang diletakkan di pigeon hole Dept Engginering dan Housekeeping.

1.  Miscellaenous charge voucher

Voucher yang digunakkan untung memposting terhadap transaksi yang tidak ada dalam departement seperti transaksi kerusakan tamu yang dilakukan di dalam kamar atau tamu consume minibar yang ada dalam kamar akan di catat di Voucher ini.

1.  Businees Center Bill

Bill yang berfungsi mencatat barang yang dibeli tamu yang dijual diarea Businees Center

1.  Loan Item Form

Form yang berfungsi untuk mencatat barang yang di pinjam tamu seperti Electrik Plug,Sajada dll.Form ini terdapat 3 lembar yang terdiri dari warna putih,merah,dan kuning.(form yang berwarna kuning diberikan kepada tamu,yang merah diberikan kepada reception,yang berwarna kuning diberikan dibawah dept yang bersangkutan).

1.  Guest Amenities

Form yang digunakkan untuk set-up fruit basket untuk tamu VIP.Form ini terdiri dari 3 warna yaitu putih,biru dan kuning.Yang putih disimpan oleh GRO,yang biru kita berikan kepada room service,form kuning kita berikan kepada FB product (Pastray).

1.  Complimentary/upgrading/House use form

Form yang digunakkan untuk mencatat tamu in house yang telah mendapatkan special rate,atau yang mendapatkan kamar deluxe dengan harga standart (upgrade).Pengisian form ini dilakukan pada saat tanggal tamu check-in,dan meminta tanda tangan duty manager/general manager.

1.  Deposit Voucher

Tanda terima sementara untuk tamu yang telah membayar deposit untuk kamarnya.

1.  Guest Coment Form

Form yang diletakkan dikamar tamu.Yang berfungsi untuk mengetahui opini tamu terhadap fasilitas serta pelayanan yang ada dihotel.

1.  Cash Paid Out

Hotel mengeluarkan sejumlah uang untuk keperluan tamu atau keperluan operasional hotel.Jika terjadi Paid Out maka petugas receptionist meminta persetujuan atasan bisa dilakukan/tidak.Begitu juga jumlah uang yang akan dikeluarkannya.

1.  Rebate Voucher

Voucher yang digunakkan jika ada pengurangan transaksi yang telah dilakukan oleh tamu pada hari setelah terjadinnya transaksi.Pengurangan ini bisa terjadi karena kesalahan posting.

1.  Correction Voucher

Voucher yang digunakkan untuk menyesuaian transaksi yang telah dilakukan oleh tamu pada hari yang sama dengan pencatatannya.

1.  Wake up Call form

Form yang digunakkan untuk layanan bangun pagi.

1.  Waiting List Form

Form yang digunakkan untuk tamu yang akan booking kamar tetapi kondisi kamar kita sedang full book.Jadi tamu diharap menunggu konfirmasi selanjutnya dari petugas reservasi.

pengertian dan fasilitas hotel

Hotel adalah merupakan salah satu bentuk akomodasi dalam bidang sarana pariwisata yang berperan cukup penting dalam rangka menunjang kemajuan pembangunan nasional khususnya sektor ekonomi. 

Jenis-jenis fasilitas hotel :

 

  Lounge 

 Sarana yang disediakan untuk tamu yang dapat digunakan untuk duduk-duduk sambil menikmati music dan berlokasi di dekat sarana-sarana penjualan. Misalkan shop, bar, drugstore.

 

 Business centre

Lokasi atau area yang digunakan untuk berbagai macam kegiatan bisnis dan area ini menyediakan :

-          Fotocopy

-          Faxemail

-          Internet

-          Secretariat

-          Translater/penerjemah

  Meeting room 

Lokasi atau area yang digunakan untuk kegiatan pertemuan baik lingkup kecil maupun internasional. 

  Fitness centre

Ruang yang digunakan untuk kegiatan kebugaran tubuh dengan menggunakan alat atau tanpa alat dan ruangan ini dindingnya terdiri dari kaca.

SPA

Ruang yang menyediakan layanan kecantikan dan perawatan kecantikan , pada umumnya spa terdiri dari beberapa bagian atau ruang yang berbeda fungsi dan umumnya di lengkapi dengan ruang ganti pakaian , kamar mandi,meja penerima tamu, ruang tunggu , dan kolam perawatan.

1.  Restaurant 

Restaurant merupakan fasilitas yang menyediakan layanan makanan dan minuman dan restaurant ini berada di dalam atau di luar hotel yang sesuai dengan jenis restaurantnya.

Di tinjau dari harga restaurant di bagi menjadi 2:

1.     a’la carte restaurant  yaitu jenis menu yang standar yang bias kita pilih salah satu .

            2.    table ‘hote restaurant yaitu jenis menu yang sudah di paket 



7.  Bar 

Fasilitas yang menyediakan layanan minuman baik yang beralkohol maupun tidak beralkohol, dan tamu yang menikmati bias bersantai sambil melihat petugas bar (bartender) meramu minuman untuk mereka.

Jenis-jenis bar :

1.  Café bar

Bar yang spesialis menyediakan hidangan kopi dan beberapa makanan ringan (snack ).

2.  Public bar

Bar yang berada di dalam sebuah hotel yang di buka untuk umum dimana pengunjung dapat memesan secara langsung minuman atau makanan yang mereka inginkan dari bartender.

3.  Service bar

Bar yang berfungsi untuk melayani pemesanan minuman yang datang dari room service .

4.  Portable bar

Bar yang barstationnya bias berpindah-pindah .

5.  American style bar

Bar yang eksklusive .tamu yang hadir darikels atas dan biasanya jenis minuman yang premium atau mahal.

6.  Aperitif bar

Bar yang minumannya khusus untuk merangsang nafsu makan .

7.  English bar

Bar  yang selain menjual minuman juga menyediakan makana ringan .

8.  Dancing bar

Jenis public bar yang di lengkapi dengan dancing floor (tempat berdansa).

9.  Pool bar / sanken bar

                  Jenis public bar yang bisanya terletak di dekat kolam , bisa di samping kolam atau 
                  di  tengah-tengah kolam.

pengertian housekeeping

HOUSEKEEPING

Definisi Housekeeping DepartmentDalam bahasa inggris House berarti  rumah, gedung, wisma, hotel. Sedangkan Keeping mempunyai arti Memelihara, merawat, menjaga. Oleh sebab itu Housekeeping di sebut juga Tata Graha.

Housekeeping (tata graha) adalah bagian dari departemen hotel yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan, melaporkan kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar rumah (hotel) tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya.

Departemen housekeeping tidak hanya mempersiapkan kamar-kamar tamu, namun secara keseluruhan bertanggng jawab menjaga, merawat dan membersihkan semua fasilitas hotel tersebut bersih, rapi dan nyaman. Oleh sebeb itu, semua aktivitas housekeeping bertujuan untuk memaksimalkan pemeliharan, perawatan dan kebersihan hotel secara menyeluruh dapat terjaga dengan baik.

Karyawan housekeeping memberikan pelayanan terhadap kelancaran, kesiapan dan pemeliharaan kamar tamu, public area, restaurant, meeting room, laundry, sarana olahraga dan fasilitas lainnya. Mereka merupakan bagian dari team yang selalu siap mempersiapkan dan menyambut kedatangan tamu-tamu hotel. Karyawan housekeeping sangat peduli terhadap kenyaman tamu dengan cara memperhatikan hal-hal yang detail dan menindaklanjuti segala perbaikan-perbaikan yang diperlukan.

Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab

Bagian housekeeping harus   bertanggung   jawab   atas   ,kerapian , keteraturan, kelengkapan kebersihan,  kenyamanan seluruh ruangan-ruangan yang ada di dalam atau pun area hotel. Meliputi :

1.      Guest room

2.      corridor

3.      restaurant and banquet

4.      Office room

5.      Rest room

6.      Locker 

7.      Park and garden

8.      Swimming pool

9.      Parking area

Tugas Housekeeping Deparment

1.      Menciptakan suasana hotel yang bersih ,menarik,nyaman ,dan aman.

2.      Memberikan  pelayanan di  kamar  dengan  sebaik-baiknya  kepada  tamu, supaya tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.

3.      Penyiapan ,penataan,dan pemeliharaan kamar-kamar.

4.      Bertanggung  jawab  atas  pemeliharaan  kebersihan  seluruh  outlet  dan ruangan umum di hotel.

5.      Melaporkan dan membawa lost and found pada supervisor

6.      Mengenakan seragam hotel,sepatu dan kaus kaki yang ditentukan.

Sasaran Housekeeping

1.      Kebersihan.
Kebersihan di suatu hotel sangat menentukan, bila kebersihan terjaga dengan baik maka tamu akan merasa nyaman dan tenang karena sanitasi dan hygine terjamin. Bahkan banyak tamu yang menentukan pilihan suatu hotel karena kebersihan hotel tersebut.

2.      Kerapian.
Kerapian mencakup pengaturan tata letak suatu ruangan dengan perlengkapan serta dekorasi yang serasi membuat ruangan tersebut menjadi lebih menarik.

3.      Kelengkapan.
Mengantisipasi keperluan tamu selama mereka menginap dengan melengkapi semua kelengkapan kamar sesuai dengan standardnya sehingga pengunjung merasa nyaman dan betah tinggal dan berkunjung kembali ke hotel.

4.      Fasilitas.
Fasilitas mencakup semua peralatan yang disediakan agar dapat berfungsi dan dipergunakan oleh tamu hotel, sehingga fasilitas tersebut meningkatkan kenyamanan dan tidak menggangu kegiatan-kegiatan mereka

Dalam operasional hotel, hal-hal mengenai kebersihan dilakukan dan dilaksanakan oleh departemen housekeeping, yang kegiatannya dipimpin oleh Housekeeping Manager atau Executive Housekeeper. Secara umum, departemen housekeeping memiliki tanggung jawab area yang sangat besar, maka wajar kalau housekeeping mempunyai jumlah karyawan lebih banyak dari depertemen lainnya. Oleh sebab itu, pelaksanaan pemeliharan dan pembersihan area hotel diatur menurut seksi-seksi sebagai berikut :

1.      Public Area

Seksi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel, antara lain Lobby area, restroom, restaurant, meeting room, garden, parking area dan fasilitas untuk karyawan hotel.

2.      Room section

seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk mempersiapkan dan menjaga kebersihan, kerapihan dan kelengkapan kamar tamu.

3.      Laundry

seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk menyediakan linen-linen yang bersih untuk keperluaan kamar, restauran dan meeting room, menyediakan seragam bersih bagi karyawan dan membersihkan pakaian tamu yang kotor.

4.      Linen dan Uniform

seksi yang bertanggung jawab untuk mengelola sirkulasi dan penyediaan seluruh linen dan uniform bagi karyawan.

5.      Florist

seksi yang bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga-bunga yang segar untuk memperindah dekorasi dalam hotel.

6.      Health & recreational 

      bertanggung jawab atas pelayanan fasilitas-fasilitas umum yang disediakan hotel untuk tamu, meliputi, spa and massage, fitness, golf, pool dan yang lainnya.

Formulir yang Digunakan pada Housekeeping

Jenis-jenis formulir yang dipergunakan administrasi di Housekeeping antara lain:

1      .       Roomboy Control Sheet

2      .       Room Report

3      .       Housekeeping Report

4      .       Lost and Damages Report

5      .       Repair and Maintenant Report

6      .       Linen Inventory Report

7      .        Cleaning and Guest Supplies Report

8      .       Lost and Found Report

9       .       Log Book

1         0.   Linen Laundry Delivery Slip

1         1.   Room Check List

1         2.   Lost and Found Book

1         3.   Mini Bar Daily Sales Report

1         4.   Mini Bar Daily Late Charge Report

1         5.   Mini Bar Bill.

Hubungan Housekeeping Denpartment Dengan Front Office Department

Dalam Room Division, hubungan housekeeping paling utama ialah berkumunikasi dengan departemen front office. Kedua departemen ini ibarat dua sisi mata uang yang berbeda, Housekeeping yang membersihkan kemudian Front office sebagai  penjualnya.

Hubungan housekeeping dengan front office secara umum adalah:

1.      Laporan status kamar

Laporan room status terintegrasi dengan system secara online melalui computer, sehingga status kamar   dengan   mudah   dapat   diketahui   oleh   front   office. Housekeeping bertanggung  jawab meng-update  status  kamar  tersebut  secepat mungkin setelah diperiksa oleh housekeeping supervisor.

Laporan  room  status  termasuk  Vacant  Clean  (VC),  Vacant  Clean  Inspection (VCI), Vacant Dirty (VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL), Out of Service (OS), Out of order (OO), Do not disturb (DND).

2.      Laporan.Discrepancy

Housekeeping  memeriksa  secara  langsung status  dari  tiap-tiap  kamar berdasarkan status yang ada di computer. Perbedaan status di computer dengan sebenarnya disebut Room Discrepancy. Laporan ini biasanya dilakukan minimum 2 kali sehari yaitu antara pukul 10 pagi dan 5 sore.

3.      Laporan kehilangan dan penemuan barang

Setelah check out,  kamar  diperiksa  oleh  housekeeping  dan  memastikan bahwa kelengkapan barang-barang milik hotel tidak ada yang hilang. Jika ada yang   hilang, housekeeping melapor   ke   front   office   untuk   memproses pengembalian   atau pembayarannya. Housekeeping juga   melaporkan   setiap penemuan barang yang tertinggal, kemudian disimpan di housekeeping sebagai barang Lost and Found.

4.      Laporan lainnya

Laporan ini termasuk Extra bed, baby cot, Loan items, baby sister, dan laporan kerusakan oleh tamu.

5.      Room Blocking

Front  office  melaporkan perubahan  status  tiap-tiap  kamar  yaitu  kamar VIP, Expected Arrival, Expected Departure, Group, Check out, show room dan change room.

6.      PermintaanTamu

Front  office  memberitahukan  kebutuhan  tambahan  yang  diperlukan  oleh tamu, misalnya extra bed, baby   cot,   baby   sister,   kursi   dan   juga   setiap masalah / complain dari tamu yang berhubungan dengan pelayanan housekeeping

7.      Front Office memberi informasi kepada tatagraha bahwa ada tamu segera masuk / check-in sehingga tatagraha dapat menyiapkan kamar untuk tamu tersebut.

8.      mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi.

9.      mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi tamu perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting (VIP).

10.  Memberitahukan   kepada   Housekeeping   mengenai   kamar-kamar   yang tamunya sudah check out sehingga kamarnya dapat di bersihkan.

11.  memberikan guest slip agar tatagraha tahu tamu yang baru check in.

12.   memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain.

13.  jika   terjadi   laporan   perbedaan   penghuni   kamar,antara   Housekeeping dengan  Front  Office, maka  room  discrepancy  report  dan  diadakan pengecekan langsung.

Hubungan Housekeeping  Department dengan Engineering Department

Hubungan kerja antara tatagraha dengan bagian engineering meliputin hal-hal sebagai Berikut :

1.      Perbaikan  dan  pemeliharaan  alat-alat  terutama  menyangkut  operasional tata graha, perbaikan telepon,ac,air dan listrik.

2.      Perbaikan perlengkapan Housekeeping yang ada di kamar tamu.

3.      Melakukan perbaikan sesuai dengan work order dari housekeeping.

4.      Memberitahukan housekeeping dan front  office tentang perbaikan yang lama, sehingga status kamar  dibuat  menjadi  Out  of  order.

5.      Memberitahukan housekeeping  tentang  perbaikan  kamar yang  sudah  selesai, agar diperiksa  dan melakukan  general  cleaning  untuk  dapat dijual  kembali.Melakukan  program perawatan dan perbaikan secara berkala untuk menjaga kondisi furniture, painting dan peralatan di hotel berfungsi dengan baik.

Dengan  demikian  dapat  dilihat  bahwa  antara  bagian  tatagraha  dengan bagian engineering sangatlah erat. Jika peralatan operasional Housekeeping rusak, berarti pekerjaan Tatagraha terganggu.  Bagian  tatagraha  memerlukan  bagian engineering untuk segera memperbaiki peralatan-peralatan yang rusak.

Hubungan  housekeeping  Department  Dengan Food  and  BeverageDepartement.

1.      Membantu mengeluarkan peralatan room service dari dalam kamar.

2.      Menyediakan  room  kebutuhan  linen  yang  diperlukan  di  restaurant  dan meeting room.

3.      Berpartisipasi dan mendukung setiap acara yang dilakukan oleh food and beverage departemen.

4.      Menjaga kebersihan FB outlets dan meeting room

5.      Pelayanan room service kepada tamu.

6.      pengiriman karangan buah (fruitstand) untuk tamu penting di executive room

Dengan  pelayanan  baik  oleh  tatagrahan  dan  food  and  beverage  maka tamuakan merasa puas dengan pelayanan pihak hotel.

Hubungan Housekeeping Department dengan accounting Department

1.      Bagian  housekeeping  meminta  barang-barang  kepada  bagia  purchasing (pembelian) dengan mengisi “purchase requitition”, seperti permintaan peralatan kebersihan, chemical (bahan-bahan  kimia),perlengkapan  kamar,linen-linen  dan barang-barang lainnya yang dapat menunjang kegiatan operasional housekeeping.

2.      Membantu housekeeping dalam pembelian dan penyediaan barang dan peralatan yang dibutuhkan. Membantu  persediaan  barang-barang  kebutuhan  housekeeping sesuai dengan jumlah yang ditetapkan.

Hubungan  Housekeeping  Departement  dengan  Bagian  Personalia Departement & security

1.      Pengadaan tenaga kerja

2.      Pengangkatan pegawai

3.      Pelatihan pegawai

4.      Pemutusan hubungan kerja

5.      Cuti karyawan

6.      Surat peringatan untuk pegawai

7.      Pembayaran gaji dan lembur pegawai

8.      Membantu dan menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan kepegawaian.

9.      Melakukan pelatihan, orentasi dan perencanaan karir karyawan.

10.  Bagian  housekeeping melaporkan  hal-hal  yang  mencurigakan  disekitar area pekerja sedangkan bagian security mengadakan pengawasan terhadap area kerja houseeping dan berusaha untuk dapat mengantisipasai hal-hal yang dapat mengganggu kegiatan  kerja, baik  gangguan  dari  dalam  maupun  dari  luar hotel. Keamanan barang-barang milik tamu dan juga keselamatan mereka selama menginap. Membantu mengawasi barang-barang milik

hotel tidak dibawa keluar hotel oleh karyawan.

Dengan  demikian  bagian  personalia  mengatur  segala  sesuatu  mengenai tatagraha selaku pegawai hotel tersebut.